Pokyny a informace o zpracování některých osobních údajů společností Docter Optics s.r.o.

Cílem tohoto dokumentu je poskytnout informace o zpracování osobních údajů pro osoby přicházející do kontaktu se společností Docter Optics s.r.o., IČ 25011511, DIČ CZ25011511, se sídlem Chelčického 1932, Česká Lípa, 470 01, Česká Lípa 1 („Docter Optics“). Společnost Docter Optics, jako správce osobních údajů, zpracovává informace o fyzických osobách mimo jiné:

    1)    při jejich návštěvách internetových stránek provozovaných Docter Optics a  

    2)    při náborovém procesu započatém na internetových stránkách Docter Optics. 

Dokumentu informuje osoby, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány, k jakým účelům a jak dlouho společnost Docter Optics tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává a jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tento dokument je účinný od 25. 5. 2018 a je vydán v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti Docter Optics jako správce dle čl. 13 GDPR.

Společnost Docter Optics je možné konktaktovat následujícími způsoby: 

Adresa:

Docter Optics s.r.o.

Personální oddělení

Chelčického 1932

47001 Česká Lípa

E-mail: kariera@docteroptics.cz

Tel: 702 007 006 po-pá 8:00 – 14:00

    A.    Kategorie a účely zpracování osobních údajů

V souvislosti s návštěvou internetových stránek, stránek Docter Optics na Facebooku, komunikací s uživatelským účtem Docter Optics Czech Republic na Facebooku a s náborem zaměstnanců na základě internetových stránek Docter Optics může ze strany společnosti Docter Optics dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů:

    1.    Údaje získané z cookies na internetových stránkách a na Facebooku Docter Optics 

Zpracování těchto údajů umožní společnosti Docter Optics sledovat návštěvnost svých stránek a zaměřit se na to, co návštěvníky stránek, opravdu zajímá. 

Jedná se o záznamy o chování na internetových stránkách spravovaných společností Docter Optics získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči. Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče uživatelem. Uživatel na toto bude upozorněn. 

Údaje jsou zpracovány pro účely statistické analýzy návštěvnosti na základě oprávněného zájmu Docter Optics na sledování návštěvnosti svých webových stránek. 

    1.    Údaje získané komunikací uživatele Facebooku s Facebookovým uživatelským účtem Docter Optics Czech Republic 

Správcem osobních údajů v prostředí Facebook je společnost Facebook Ireland Inc., popř. Facebook Inc. 

Pokud však Docter Optics začne zpracovávat osobní údaje přístupné ve službě Facebook jinak než využíváním služeb Facebook, např. prostřednictvím e-mailové či telefonické komunikace se subjektem osobních údajů, stává se správcem těchto osobních údajů Docter Optics.

O takovém zpracování by byly subjekty údajů informovány v souladu s GDPR. 

    1.    Údaje subjektů údajů, které se ucházejí o pracovní pozici, příp. přímo kontaktují Docter Optics přes webové stránky

Uchazeč může kontaktovat Docter Optics přímo, přes kontaktní formulář na webových stránkách. Osobní data, která se přenesou, se během celého procesu náboru zaměstnanců zpracovávají.

Určitá část osobních údajů návštěvníka je při návštěvě webových stránek, v případě navazování kontaktu, povinná, to se týká ale pouze údajů, které slouží k základní identifikaci osoby (křestní jméno a příjmení, e-mail a telefonní číslo.)

Ostatní údaje poskytují návštěvníci či uchazeči ve svých životopisech, který je přílohou kontaktního formuláře – stejně jako v poli „dobrovolné poznámky“, nebo v případě přímé komunikace se společnostní, bez toho, aby Docter Optics tyto údaje sama vyžadovala.

Tyto údaje jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu a nezbytnosti pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů. To se týká:

    •    Užívání osobních dat pro účely vytvoření podkladů pracovníka a pro účely pracovní smlouvy

    •    Přípravy termínů lékařských prohlídek

    •    Plánování školení BOZP odbornou osobou

Společnost zpracovává, v rámci náboru, také zápisy či poznámky z komunikace s uchazečem, písemnou a elektronickou komunikaci s  uchazečem atp. Není tudíž možné vyčerpávajícím způsobem vyjmenovat osobní údaje, které zpracovává společnost Docter Optics v této oblasti, neboť neexistuje jednotný vzor životopisu a každý uchazeč o zaměstnání může uvádět zcela odlišné údaje.

V obecné rovině zpravidla dochází společností Docter Optics, při náboru, ke zpracování těchto údajů: 

    •    jméno a přímení 

    •    titul 

    •    datum narození

    •    fotografie

    •    e-mail

    •    telefonní číslo

    •    bydliště

    •    praxe

    •    vzdělání

    •    státní příslušnost

    •    jazykové dovednosti

    •    absolvované kurzy

    •    školení a certifikáty nebo jiné listiny

    •    znalosti a dovednosti

    •    osobní zájmy

Společnost Docter Optics nikdy nevyžaduje, při náboru, osobní údaje, které k danému účelu nejsou potřeba (např. rodné číslo, číslo občanského či jiného průkazu, kopie dokladu apod.).

Osobní údaje používá společnost Docter Optics v rámci výběrového řízení vždy pouze k tomuto účelu a o tomto účelu vždy subjekt údajů transparentně informuje.

Pokud uchazeč o zaměstnání neposkytne společnosti Docter Optics svůj souhlas pro další uchování, budou okamžitě po ukončení výběrového řízení veškeré osobní údaje uchazeče, včetně zaslaného životopisu, vymazány. Do uplynutí této doby jsou osobní údaje zpracovávány na základě oprávněného zájmu a nutnosti pro zavedení opatření na určení, výkon nebo obhajobu svých práv a právních nároků.

Pokud daná osoba dá své svolení ke zpracování osobních údajů, přes rámec daného účelu, bude tento účel blíže specifikován ve školení o osobních datech nebo v textu souhlasného vyjádření ke zpracování a daná osoba se transparentně informuje.

    A.     Doby zpracování osobních údajů

Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Konkrétní lhůty uchování osobních údajů pro některé účely jsou zakotveny přímo u těchto účelů uchování. (viz také bod C.).

    A.    Způsob zpracování osobních údajů

Společnost Docter Optics zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Společnost Docter Optics vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

    A.    Kategorie příjemců osobních údajů

Společnost Docter Optics při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá také odborné a specializované služby jiných subjektů. Jde zejména o právníky, daňové poradce, ekonomy nebo poradce, stejně jako o odborníky při vymáhání dlužných pohledávek, činnost znalců, advokátů, auditorů, správu IT systémů, internetovou reklamu nebo obchodní zastoupení. Dále se jedná o odborníky v oblasti BOZP, hygieny a o školení odborných témat jiných poskytovatelů služeb. 

Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od společnosti Docter Optics zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od společnosti Docter Optics a nesmí je využít jinak. 

Každý takový subjekt pečlivě vybíráme a s každým uzavíráme dohodu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů. 

Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie nebo tzv. státech bezpečných. K předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie dochází vždy v souladu s platnou legislativou.

Společnost Docter Optics v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

    A.    Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů platných od 25. 5. 2018

Dle nařízení bude mít subjekt údajů od 25. 5. 2018 v případě, že bude pro Docter Optics identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže Docter Optics svoji totožnost, následující práva:

    1.    Právo na přístup k osobním údajům

    2.    Právo na opravu nepřesných osobních údajů

    3.    Právo na výmaz osobních údajů

    4.    Právo na omezení zpracování

    5.    Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

6. Právo na přenositelnost osobních údajů

7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů je možné kdykoliv odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to na následujících kontaktech: 

Docter Optics s.r.o.

Personální oddělení

Chelčického 1932

470 01 Česká Lípa 1

E-mail: kariera@docteroptics.cz

9. Automatizované individuální rozhodování včetně profilování

Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Společnost Docter Optics uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.

10. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo obrátit se se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).